Assistenz (m/w/d)

in Bielefeld

Für unser Partnerunternehmen suchen wir eine*n Assistent*in am Standort Bielefeld. Unser Partnerunternehmen zählt zu den führenden und vielseitigsten Projektträgern in Deutschland. Es widmet sich der Erforschung und Entwicklung von material- und prozessbasierten Lösungen, um erneuerbare Energien klimaneutral, nachhaltig und kostengünstig zu nutzen.

Deine Aufgaben

  • Du bist verantwortlich für die Organisation und Unterstützung der Professor*innen bei ihrem Engagement an den kooperierenden Universitäten und für die administrative Begleitung internationaler Gastwissenschaftler*innen
  • Darüber hinaus übernimmst du die Pflege der internen Datenbanksysteme, um aktiv zur Sichtbarkeit der wissenschaftlichen Leistungen beizutragen
  • Die Korrespondenz mit Mitarbeitenden sowie externen Kund*innen in deutscher und englischer Sprache wird ebenfalls von dir übernommen
  • Die administrative Vor- und Nachbereitung von nationalen und internationalen Dienstreisen, einschließlich der Korrespondenz mit Antragstellern*innen sowie die Prüfung der Abrechnungsunterlagen auf Vollständigkeit, liegt in deiner Verantwortung
  • Du organisierst und bereitest interne und externe Meetings, Termine, Workshops sowie wissenschaftliche Veranstaltungen vor
  • Außerdem holst du Angebote bei externen Anbieter*innen zu Bewirtungen, Hotelunterkünften und Tagungsräumen ein und arbeitest eng mit dem Geschäftsbereich Einkauf und Materialwirtschaft zusammen
  • Die Unterstützung der Personalsachbearbeitung liegt ebenfalls in deiner Verantwortung, indem du bei den Onboarding-Prozessen neuer Mitarbeitenden unterstützt

Dein Profil

  • Du hast erfolgreich deine kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung abgeschlossen
  • Du verfügst über Erfahrung in der Assistenz von Führungskräften oder Leitungspositionen
  • Ein gutes Verständnis oder Kenntnisse von Abläufen in öffentlichen (Forschungs-) Einrichtungen oder im Hochschul- bzw. Universitätsumfeld sind von Vorteil
  • Deine herausragende Kommunikationsfähigkeit, sicheres und freundliches Auftreten sowie ein zuvorkommender Umgang mit (internationalen) Gästen und Besucher*innen zeichnen dich aus
  • Du beherrschst MS-Office sicher und neben sehr guten Deutschkenntnissen verfügst du über gute Englischkenntnisse

Was du erwarten darfst

  • Ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld mit vielfältigen Aufgaben
  • Eine Internationale und interdisziplinäre Arbeitsumgebung
  • Umfassende Trainingsangebote und individuelle Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
  • Optimale Voraussetzungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie eine familienbewusste Unternehmenspolitik

Wir freuen uns, wenn du Interesse an der Position hast und du uns deine Bewerbungsunterlagen zusendest.

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Für Fragen stehe ich dir gerne zur Verfügung:

Madeleine Wedell

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