Sekretär (w/m/d)

in Bielefeld

Für unser Kundenunternehmen suchen wir eine*n Sekretär*in am Standort Bielefeld (30-39h/Woche). Es ist eines der führenden und vielseitigsten Projektträger Deutschlands und setzt Forschungs- und Innovationsförderprogramme in den Bereichen Energie, Information und Bioökonomie um.

Deine Aufgaben

  • Du erledigst selbstständig alle anfallenden Sekretariatsaufgaben und allgemeinen administrativen Aufgaben für die Leitung des Institutsbereichs
  • Du bereitest Besprechungen und Veranstaltungen organisatorisch vor und nach, inklusive Terminabstimmung, Programmerstellung, Klärung der Raumbelegung, Einladungen, Protokollführung, Reservierung von Fahrmöglichkeiten und Unterbringung externer Teilnehmer*innen, und unterstützt ggf. bei der Durchführung und Nachbereitung
  • Du übernimmst die administrative Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen der Institutsleitung
  • Du bearbeitest die eingehende Post und bereitest interne und externe Korrespondenz unterschriftsreif vor, auch in englischer Sprache

Dein Profil

  • Du hast idealerweise eine kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung mit sehr guten Ergebnissen abgeschlossen
  • Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
  • Du hast überdurchschnittliche mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in englischer Sprache oder bist bereit, diese zu erlangen
  • Du bringst Erfahrung in der Assistenz von Führungskräften oder Leitungspositionen mit
  • Du hast eine sehr gute Kommunikationsfähigkeit, trittst sicher und freundlich auf und gehst zuvorkommend mit Gästen und Besucher*innen um
  • Du besitzt ein sehr gutes Organisationsvermögen und arbeitest strukturiert und systematisch
  • Du gehst sicher mit MS-Office-Anwendungen um; Kenntnisse in der Webseitenpflege sind von Vorteil
  • Du bist zuverlässig, vertrauenswürdig und lernbereit
  • Du arbeitest selbstständig, zeigst Eigeninitiative, Sorgfalt und Problemlösungskompetenz
  • Du hast ein gutes Verständnis der Abläufe in öffentlichen (Forschungs-)Einrichtungen oder im Hochschul- bzw. Universitätsumfeld, was wünschenswert ist

Was du erwarten darfst

  • Du übernimmst eine bedeutende organisatorische Rolle und deine Präsenz wird sehr geschätzt
  • Du wirst bei einem der führenden Projektträger Deutschlands angestellt
  • Du hast die Möglichkeit, einmal pro Woche im Home Office zu arbeiten

Wir freuen uns, wenn du Interesse an der Position hast und du uns deine Bewerbungsunterlagen zusendest.

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