Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung

Für unser Kundenunternehmen, eine Hochschule in Hamburg, suchen wir eine Assistenz der Geschäftsführung.

• Allgemeine Assistenz- und Verwaltungsaufgaben, wie die Terminkoordination, Verwaltung von Post und E-Mails sowie die Organisation von Dienstreisen übernimmst du
• Du kommunizierst professionell mit internen und externen Partner*innen auf Deutsch und Englisch
• Eigenständig bereitest du Termine und Sitzungen der Geschäftsführung vor und nach
• Du führst Protokolle und erstellst diese nach den Sitzungen
• Du baust digitale Informationssysteme auf, optimierst und pflegst sie kontinuierlich
• Bei Projekten und Veranstaltungen der Geschäftsführung unterstützt du
• Du wirkst bei der Erstellung von Berichten und Präsentationen mit
• Du organisierst Veranstaltungen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf
• Du betreust internationale Gäste und Delegationen während ihres Aufenthalts
• Du pflegst Datenbanken und sorgst für eine ordentliche Dokumentation

• Ein erfolgreich abgeschlossenes Hochschulstudium (z.B. Bachelorabschluss Geistes- oder Kulturwissenschaften) oder eine vergleichbare Qualifikation ist vorhanden
• Einschlägige Berufserfahrung, beispielsweise im Office-Management oder in einer akademischen bzw. wissenschaftlichen Umgebung, ist von Vorteil
• Kenntnisse universitärer Strukturen und Gremien sowie des deutschen Hochschulsystems sind ein Plus
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise zeichnen dich aus
• Erfahrung in der vorausschauenden und mitdenkenden Unterstützung einer Leitungskraft bringst du mit
• Du verfügst über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in deutscher und englischer Sprache, sowohl in Wort als auch in Schrift.
• Routinierter Umgang mit MS Office-Anwendungen und modernen Kommunikationsmitteln, sowohl am Arbeitsplatz als auch mobil, ist für dich selbstverständlich

• Eine verantwortungsvolle und vielseitige Position mit viel Raum für Eigeninitiative
• Einen international geprägten Arbeitsplatz
• Verlässliche Arbeitszeiten mit der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (nach Absprache, z.B. in der vorlesungsfreien Zeit)
• Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Gut durch den ÖPNV angebundener Campus in Hamburg