Assistenz (m/w/d) Institutsleitung

Für unseren Partner suchen wir eine*n Assistenz der Institutsleitung am Standort Jena. Das Unternehmen ist das Forschungszentrum der Bundesrepublik Deutschland für Luft- und Raumfahrt.

• Du planst und koordinierst die Termine der Institutsleitung und bearbeitest die ein- und ausgehende Korrespondenz
• Du unterstützt die Abteilungs- und Gruppenleitungen während des gesamten Einstellungsprozesses
• Die Vorbereitung, Buchung und Organisation von Dienstreisen für die Institutsleitung gehören ebenfalls zu deinen Aufgaben
• Du hilfst beim Aufbau, der Pflege und der Auditierung des Instituts-Qualitätsmanagementsystems
• Du stellst die fachübergreifende Kommunikation zu den Schnittstellen der jeweiligen Vorstandsbereiche, der administrativen und technischen Infrastruktur sowie den zuständigen Landesbehörden sicher
• Die Unterstützung der Institutsleitung bei der Umsetzung von Maßnahmen zur Vorbeugung von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten runden deine Aufgaben ab

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Du konntest bereits erste Berufserfahrung in der kaufmännischen Sachbearbeitung sammeln
• Sichere Kenntnisse in der Anwendung gängiger Bürosoftware wie MS Office bringst du mit
• Begeisterungsfähigkeit, Sorgfalt und eine ausgeprägte Kontakt- und Kommunikationsfähigkeit zeichnen dich aus
• Du überzeugst mit Team-, Verhandlungs- und Organisationsstärke
• Erste Erfahrung in der Planung und Durchführung von Veranstaltungen ist wünschenswert
• Die Kenntnisse in der Erstellung, Pflege und Auditierung von Qualitätsmanagementsystemen sind von Vorteil

• Eigenverantwortliches Arbeiten und die individuelle Weiterentwicklung
• Eine Einarbeitung und nette Kolleg*innen
• 35–39 Stunden/ Woche möglich