Was sind Coworking Spaces?
Die Definition von Coworking Spaces umfasst professionell ausgestattete Büroflächen, die von verschiedenen Personen oder Unternehmen gleichzeitig genutzt werden. Coworking Spaces bieten eine große Vielfalt an Arbeitsplätzen: vom einzelnen Schreibtisch oder flexiblen Schreibtischen über private Büros, Büroräume, Offices, Office Suites, Design Offices bis hin zu Meetingräumen und speziell gestalteten Bereichen in modernen Design Offices Standorten. Die angenehme Arbeitsatmosphäre, der gelebte Community-Gedanke und die Inspiration durch die Zusammenarbeit mit anderen Coworkern fördern Motivation, Produktivität und Innovation.
Ein zentraler Vorteil von Coworking Spaces ist die hohe Zugänglichkeit für unterschiedliche Zielgruppen wie Start-ups, Gründer, Freiberufler, Firmen und Coworker. Sie sind Orte, an denen Menschen an eigenen Projekten oder gemeinsam an Projekten arbeiten und so Teil einer aktiven Gemeinschaft werden. Coworking Spaces finden sich in Metropolen und Großstädten weltweit, wie New York, Berlin oder Hamburg.
Coworking Spaces sind Teil einer globalen Entwicklung und stehen für einen nachhaltigen Weg der Arbeit. Sie bieten eine große Vielfalt an Angeboten und integrieren neben klassischen Arbeitsplätzen auch andere Leistungen, um den Bedürfnissen aller Nutzer*innen gerecht zu werden.
Einsatzmöglichkeiten im Unternehmenskontext
Immer mehr Unternehmen nutzen Coworking Spaces als Ergänzung zu klassischen Büroflächen, da sie von den vielfältigen Vorteilen wie Flexibilität, Kostenersparnis und Netzwerkbildung profitieren. Die flexible Nutzung von verschiedendlichen Räumlichkeiten und an unterschiedlichen Standorten, lokal und weltweit, macht Coworking Spaces besonders attraktiv. Sie eignen sich besonders gut für Unternehmen mit dezentralen Teams, für Mitarbeitende mit langen Pendelstrecken oder als temporäre Lösung bei wachsendem Platzbedarf. Auch bei Projektteams oder agilen Arbeitsmethoden bieten Coworking Spaces ein kreatives, inspirierendes Umfeld abseits der gewohnten Strukturen und fördern den Community-Gedanken. Die Vielfalt der Arbeitsformen und die weise Wahl des passenden Modells ermöglichen es verschiedenen Zielgruppen, ihre Ansprüche an moderne Arbeit und flexible Arbeitsumgebungen zu erfüllen. Zudem ermöglichen sie es, neue Märkte zu erschließen, indem lokale Präsenz aufgebaut wird, ohne sich langfristig zu binden. Auch für Mitarbeiter*innen, die im Homeoffice nicht über geeignete Bedingungen verfügen, stellen Coworking Spaces eine attraktive Alternative dar.
Auswahlkriterien für den passenden Coworking Space
Die Wahl des richtigen Coworking Spaces ist entscheidend für die Zufriedenheit und Produktivität am Arbeitsplatz. Unternehmen sollten bei der Auswahl besonders auf die Lage und Erreichbarkeit achten, damit Mitarbeitende den Coworking Space bequem erreichen können. Ebenso wichtig ist die Flexibilität bei der Buchung und Nutzung – viele Coworking Spaces bieten flexible Modelle, die sich an den tatsächlichen Bedarf anpassen lassen.
Ein weiterer zentraler Punkt ist die Ausstattung und Infrastruktur: Moderne Spaces verfügen über alles, was für effizientes Arbeiten nötig ist – von ergonomischen Schreibtischen über Highspeed-Internet bis hin zu Drucker und Scanner. Auch die Verfügbarkeit von Meetingräumen und Eventflächen sollte geprüft werden, um spontane Besprechungen oder größere Veranstaltungen problemlos durchführen zu können.
Nicht zu unterschätzen ist die Atmosphäre im Coworking Space: Eine inspirierende Umgebung und eine aktive Community fördern den Austausch und die Motivation. Unternehmen sollten zudem die Preise und Kostenmodelle vergleichen, um das beste Angebot für ihre Anforderungen zu finden. Schließlich spielen auch Sicherheitsaspekte und Datenschutz eine Rolle – ein vertrauenswürdiger Coworking Space sollte klare Richtlinien und Schutzmaßnahmen bieten, damit sich alle Nutzer*innen sicher fühlen können.
Preise und Kostenmodelle im Überblick
Die Preisgestaltung von Coworking Spaces ist so vielfältig wie die Spaces selbst. Je nach Anbieter*in, Standort und Ausstattung variieren die Preise teils erheblich. Unternehmen können zwischen verschiedenen Kostenmodellen wählen: Tagespässe eignen sich für gelegentliche Nutzer*innen, während Monatsmitgliedschaften oder Jahresverträge für regelmäßige Nutzung oft günstiger sind. Viele Spaces bieten zudem flexible Tarife an, die sich individuell an die Bedürfnisse der Nutzer anpassen lassen.
Beim Vergleich der Preise sollten Unternehmen genau prüfen, welche Leistungen im Angebot enthalten sind – etwa die Nutzung von Meetingräumen, Drucker, Scanner oder die Teilnahme an Community-Events. Einige Spaces bieten auch Rabatte für Teams oder längere Buchungszeiträume an. Es lohnt sich, die Angebote verschiedener Anbieter*innen und Standorte sorgfältig zu vergleichen, um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu finden. Transparente Kostenmodelle und eine klare Kommunikation der enthaltenen Leistungen sind dabei besonders wichtig, um böse Überraschungen zu vermeiden.
Rechtliche Rahmenbedingungen und Pflichten
Unternehmen, die Coworking-Angebote in ihre Arbeitsmodelle integrieren, müssen sich der arbeitsrechtlichen und datenschutzrechtlichen Verantwortung bewusst sein. Auch wenn der Coworking Space extern betrieben wird, bleibt der*die Arbeitgeber*in in der Pflicht. Die Arbeitsstättenverordnung ist auch hier relevant. Es muss gewährleistet sein, dass der Arbeitsplatz ergonomisch eingerichtet und sicher ist.
Beim Thema Datenschutz sind besondere Vorsicht und Aufklärung nötig. In offenen Bürolandschaften ist die Vertraulichkeit sensibler Daten nicht immer gewährleistet. Arbeitgeber*innen sollten daher klare Anweisungen zur Datenverarbeitung, zur Verwendung von VPNs und zur Vermeidung öffentlicher Gespräche über vertrauliche Inhalte formulieren.
Zudem sind Mitarbeitende im Coworking Space gesetzlich unfallversichert – jedoch nur, wenn der Aufenthalt dienstlich veranlasst ist und klar dokumentiert wurde. Eine schriftliche Vereinbarung über den Arbeitsort, inklusive etwaiger Kostenübernahme, ist empfehlenswert. Auch die Zeiterfassung bleibt Pflicht, unabhängig vom Arbeitsort. Digitale Tools helfen hier, Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
Es empfiehlt sich, eine Liste aller relevanten rechtlichen Anforderungen und Dokumente zu führen, um den Überblick zu behalten und alle Pflichten systematisch zu erfüllen. Wichtige Informationen und Vorlagen sind häufig auf der Website des Coworking Space oder des eigenen Unternehmens zu finden.
Sicherheit und Datenschutz im Coworking Space
Ein sicherer Arbeitsplatz ist die Grundlage für produktives Arbeiten – das gilt auch und besonders für Coworking Spaces. Unternehmen sollten darauf achten, dass der gewählte Space über moderne Sicherheitsmaßnahmen wie Zugangskontrollen und Überwachungskameras verfügt, um die Sicherheit aller Nutzer zu gewährleisten. Ebenso wichtig ist ein durchdachtes Datenschutzkonzept: Klare Datenschutzrichtlinien und transparente Nutzungsbedingungen schaffen Vertrauen und schützen sensible Unternehmensdaten.
Nutzer*innen sollten sich mit den geltenden Datenschutzbestimmungen vertraut machen und diese konsequent einhalten. Dazu gehört beispielsweise der bewusste Umgang mit vertraulichen Informationen am Arbeitsplatz und die Nutzung sicherer Netzwerke. Ein professioneller Coworking Space unterstützt Unternehmen und Nutzer*innen dabei, indem er entsprechende Rahmenbedingungen schafft und regelmäßig über aktuelle Sicherheitsstandards informiert.
Freelancer*innen und externe Kräfte im Coworking-Kontext
Viele Freelancer*innen und externe Spezialist*innen arbeiten heute standardmäßig aus Coworking Spaces. Dabei haben Freiberufler*innen und externe Kräfte besondere Ansprüche an Flexibilität, Datenschutz und eine professionelle Arbeitsumgebung, um effizient und sicher arbeiten zu können. Für Unternehmen, die solche Fachkräfte beauftragen, ergeben sich daraus neue Anforderungen. Die Abgrenzung zur Scheinselbstständigkeit muss sauber dokumentiert sein, insbesondere wenn Coworking-Nutzung, Kommunikationswege oder Arbeitszeiten eng mit dem Unternehmen abgestimmt sind. Verträge sollten daher präzise regeln, in welchem Umfang Leistungen erbracht werden, welche Zugangsmöglichkeiten bestehen und wie der Datenschutz eingehalten wird.
Coworking statt Homeoffice: Eine attraktive Option
Nicht jede*r Mitarbeitende verfügt zuhause über ein störungsfreies Arbeitsumfeld. Ein Coworking Space kann in solchen Fällen eine sinnvolle und produktive Alternative zum Homeoffice darstellen. Im Vergleich zum Home Office bieten Coworking Spaces oft eine höhere Zugänglichkeit, da sie barrierefreie und flexibel nutzbare Arbeitsbereiche bereitstellen, die den unterschiedlichen Ansprüchen der Nutzer*innen gerecht werden. Unternehmen sollten prüfen, ob und wie sie Mitarbeitenden diese Option anbieten oder bezuschussen können. Steuerlich kann dies als Arbeitsmittel oder Arbeitgeber*innenleistung abgerechnet werden, sofern es betrieblich begründet ist. Eine klare vertragliche Regelung schafft Sicherheit für beide Seiten, insbesondere im Hinblick auf Haftung, Versicherungsschutz und Nutzung privater Arbeitsmittel.
Workation im In- und Ausland: Chancen und Risiken
Die zunehmende Mobilität führt dazu, dass Mitarbeitende zeitweise aus dem In- oder Ausland arbeiten möchten – häufig unter Nutzung lokaler Coworking Spaces. Besonders für digitale Nomaden, die weltweit flexibel an verschiedenen Standorten arbeiten, sind Coworking Spaces attraktiv, da sie Flexibilität und eine internationale Community bieten. Dies bietet neue Perspektiven für Motivation und Work-Life-Balance, wirft aber auch komplexe rechtliche Fragen auf. Im Inland gelten dieselben Anforderungen wie bei anderen Arbeitsorten: Arbeitszeiterfassung, Datenschutz, Unfallversicherung und Dokumentationspflicht.
Im Ausland ist die Lage komplizierter. Je nach Aufenthaltsdauer und Land können Meldepflichten, Steuerpflichten oder sogar die Begründung einer Betriebsstätte entstehen. Daher sollte jeder Workation-Wunsch vorab mit HR, Steuerberatung und ggf. Rechtsabteilung abgestimmt werden. Unternehmen tun gut daran, klare Richtlinien zu entwickeln, unter welchen Bedingungen mobiles Arbeiten im Ausland erlaubt ist – und welche rechtlichen Rahmenbedingungen dabei zu beachten sind.
Event- und Meetingräume: Flexible Lösungen für Unternehmen
Coworking Spaces bieten Unternehmen weit mehr als nur flexible Arbeitsplätze – sie sind auch ideale Orte für Meetings, Workshops und Events. Viele Spaces verfügen über modern ausgestattete Meetingräume, die je nach Bedarf gebucht werden können. Diese Räume sind flexibel nutzbar und bieten eine professionelle Umgebung für Besprechungen, Präsentationen oder kreative Team-Workshops.
Die Nutzung der Meetingräume ist oft unkompliziert und kann kurzfristig erfolgen, was Unternehmen maximale Flexibilität verschafft. Moderne Technik, wie Videokonferenzsysteme oder digitale Whiteboards, sorgt dafür, dass auch hybride Meetings mit externen Partner*innen reibungslos ablaufen. Für größere Veranstaltungen stehen in vielen Coworking Spaces zudem Eventflächen zur Verfügung, die individuell gestaltet werden können. So profitieren Unternehmen von einer professionellen Infrastruktur, ohne eigene Räumlichkeiten vorhalten zu müssen.
Technologie und Digitalisierung im Coworking Space
Technologie und Digitalisierung sind zentrale Bestandteile moderner Coworking Spaces. Schnelle Internetverbindungen, digitale Whiteboards und virtuelle Meetingräume gehören heute zur Grundausstattung und ermöglichen effiziente Zusammenarbeit – unabhängig vom Standort der einzelnen Teammitglieder*innen. Digitale Tools und Plattformen erleichtern die Verwaltung und Buchung von Arbeitsplätzen, Meetingräumen und weiteren Services, was die Flexibilität für Unternehmen und Nutzer*innen weiter erhöht.
Die Digitalisierung bringt zahlreiche Vorteile mit sich: Sie steigert die Effizienz, verbessert die Kommunikation und ermöglicht es, Projekte ortsunabhängig zu steuern. Gleichzeitig ist es wichtig, dass alle Nutzer*innen die geltenden Datenschutzbestimmungen und Sicherheitsmaßnahmen kennen und einhalten, um die Vertraulichkeit sensibler Daten zu gewährleisten. Ein gut ausgestatteter Coworking Space bietet nicht nur moderne Technik, sondern auch die nötige Unterstützung, damit Unternehmen und Teams das volle Potenzial digitaler Arbeitsformen ausschöpfen können.
10 häufig gestellte Fragen von Unternehmen zu Coworking Spaces
Müssen Arbeitsplätze im Coworking Space den Anforderungen der Arbeitsstättenverordnung entsprechen? – Ja, Unternehmen müssen sich vergewissern, dass ergonomische und sicherheitstechnische Standards eingehalten werden.
Ist die Nutzung eines Coworking Space als Arbeitsort im Arbeitsvertrag zu regeln? – Unbedingt. Der Einsatzort sollte klar benannt und eine Regelung zu Kosten, Haftung und Ausstattung getroffen werden.
Wie steht es mit der Haftung bei Schäden oder Unfällen im Coworking Space? – Die gesetzliche Unfallversicherung greift nur, wenn der Aufenthalt dienstlich begründet und dokumentiert ist.
Wie kann der Datenschutz im Coworking Space gewahrt bleiben? – Durch technische Schutzmaßnahmen (z. B. VPN), Verhaltensrichtlinien und Sensibilisierung der Mitarbeitenden.
Können Unternehmen Coworking-Nutzung steuerlich absetzen? – Ja, sofern ein betrieblicher Anlass vorliegt und die Zahlungen dokumentiert sind, ist dies als Betriebsausgabe möglich.
Was gilt bei internationalem Arbeiten in Coworking Spaces (Workation)? – Hier sind komplexe steuer- und sozialversicherungsrechtliche Aspekte zu prüfen, je nach Aufenthaltsdauer und Land.
Wie lässt sich Coworking sinnvoll in hybride Arbeitsmodelle integrieren? – Durch verbindliche Guidelines, klare Rollenverteilung und zentrale Buchungssysteme.
Wie unterscheiden sich Coworking Spaces von Satellitenbüros? – Coworking Spaces sind öffentlich zugängliche Arbeitsorte, Satellitenbüros firmeneigene Standorte – rechtlich und organisatorisch ein Unterschied.
Was sollten Unternehmen bei der Auswahl eines Coworking-Anbieters beachten? – Ausstattung, Sicherheit, Datenschutz, Vertragskonditionen und Nähe zum Wohnort der Mitarbeitenden sind relevante Kriterien.
Ist Coworking ein nachhaltiges Konzept für Unternehmen? – Ja, bei strategischer Integration bietet es Flexibilität, spart Ressourcen und fördert eine moderne Unternehmenskultur.
Fazit: Coworking als Baustein moderner Arbeitskultur
Coworking Spaces bieten Unternehmen enorme Potenziale – von Flexibilisierung über Kosteneffizienz bis zur Stärkung der Arbeitgebermarke. Die fortlaufende Entwicklung von Coworking Spaces macht sie zu einem wichtigen Bestandteil der modernen Arbeitskultur. Damit diese Vorteile wirksam werden, braucht es klare Prozesse, rechtliche Absicherung und eine durchdachte Integration ins Arbeitsmodell. Wer Coworking strategisch plant und organisatorisch professionell umsetzt, schafft Raum für Innovation, Motivation und ortsunabhängige Produktivität.
