Hintergründe verstehen: Warum Arbeitnehmer*innen kündigen
Wenn Mitarbeitende von sich aus das Unternehmen verlassen, steckt häufig mehr dahinter als bloße Unzufriedenheit. Wunsch nach beruflicher Weiterentwicklung, fehlende Perspektiven, mangelnde Wertschätzung oder ein ungünstiges Betriebsklima sind nur einige der häufigsten Gründe. Die tatsächlichen Kündigungsgründe sind jedoch vielfältig und hängen oft von den individuellen Umständen des Einzelfalls ab. Arbeitgeber*innen sollten genau hinhören und bereits beim Eingang der Kündigung überlegen, was sich daraus lernen lässt. Nicht selten signalisiert eine Kündigung auch strukturelle Probleme oder blinde Flecken im Führungsverhalten.
Gesprächsführung bei Kündigung durch Mitarbeitende: Klar, offen und strategisch
Ein professionell geführtes Kündigungsgespräch ist eine Chance zur Reflexion und Beziehungspflege. Auch wenn der Schritt bereits feststeht, lohnt sich ein persönliches Gespräch. Folgende Fragen können Arbeitgeber*innen stellen, um wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen:
Was hat zu Ihrer Entscheidung geführt?
Gab es einen konkreten Auslöser?
Was hätte das Unternehmen anders machen können?
Was schätzen Sie rückblickend besonders?
Welche Verbesserungspotenziale sehen Sie?
Wichtig ist dabei eine wertschätzende Haltung und aktives Zuhören – nicht das Überzeugen zur Umkehr steht im Mittelpunkt, sondern die ehrliche Rückmeldung. So lassen sich wiederkehrende Muster frühzeitig erkennen und künftige Fluktuationen eventuell vermeiden.
Professionell auf eine Kündigung reagieren bedeutet, Ruhe zu bewahren, die Kündigung zunächst anzunehmen und dann strukturiert in den Dialog zu gehen. Arbeitgeber*innen sollten sich ausreichend Zeit für das Gespräch nehmen und durch gezielte Rückfragen ein Verständnis für die Beweggründe schaffen.
Ein Exit-Interview ist empfehlenswert, wenn es strukturiert, freiwillig und vertrauensvoll durchgeführt wird. Es liefert wichtige Impulse für Verbesserungen im Unternehmen und stärkt die Beziehung selbst im Trennungsprozess.
Auch bei spontanen Kündigungen, etwa in emotional aufgeladenen Situationen, gilt: Immer auf einer sachlichen Ebene bleiben. Die schriftliche Kündigung sollte eingefordert werden, da eine mündliche Erklärung rechtlich nicht wirksam ist. Das Kündigungsschreiben muss zudem eine eigenhändige Unterschrift enthalten, um rechtswirksam zu sein.
Kommunikation ins Team: Balance zwischen Offenheit und Diskretion
Nachdem die Kündigung ausgesprochen wurde, stellt sich die Frage nach dem “Wie” der internen Kommunikation. Das direkte Umfeld sollte rasch informiert werden, idealerweise persönlich durch die Führungskraft. Die Kommunikation sollte sachlich, respektvoll und ohne Schuldzuweisungen erfolgen. Die Begründung kann dabei allgemein gehalten sein – etwa als “persönliche Entscheidung” oder “neue berufliche Herausforderung”.
Gerüchten und Unsicherheiten im Team kann nur durch klare, zeitnahe Kommunikation entgegengewirkt werden. Dabei ist es wichtig, dass alle relevanten Informationen und Aspekte berücksichtigt werden, um Unsicherheiten zu vermeiden. Gleichzeitig stärkt ein transparenter Umgang das Vertrauen in die Führung und das Werteverständnis des Unternehmens.
Arten von Kündigungen: Überblick und Einordnung
Im Arbeitsrecht gibt es verschiedene Arten von Kündigungen, die jeweils unterschiedliche Voraussetzungen und Folgen für das Arbeitsverhältnis haben. Grundsätzlich wird zwischen der ordentlichen Kündigung und der außerordentlichen Kündigung unterschieden.
Die ordentliche Kündigung erfolgt unter Einhaltung der vertraglich oder gesetzlich vorgeschriebenen Kündigungsfrist. Sie ist der Regelfall und ermöglicht es sowohl Arbeitgeber*innen als auch Arbeitnehmer*innen, das Arbeitsverhältnis zum Ablauf der Frist zu beenden. Die Gründe für eine ordentliche Kündigung können vielfältig sein, müssen aber im Rahmen des Kündigungsschutzgesetzes zulässig sein.
Die außerordentliche Kündigung – oft auch als fristlose Kündigung bezeichnet – beendet das Arbeitsverhältnis dagegen mit sofortiger Wirkung, ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist. Sie ist nur in Ausnahmefällen möglich, etwa bei schwerwiegenden Pflichtverletzungen oder unzumutbaren Umständen für eine der Parteien. Hierbei müssen Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmer*innen besonders sorgfältig vorgehen, da die Anforderungen an eine außerordentliche Kündigung hoch sind.
Für beide Seiten ist es entscheidend, die jeweilige Art der Kündigung zu kennen, um die eigenen Rechte und Pflichten im Rahmen des Arbeitsverhältnisses zu wahren und die Beendigung des Arbeitsverhältnisses rechtssicher zu gestalten.
Rechtliche und organisatorische Aspekte im Blick behalten
Obwohl bei einer Eigenkündigung durch Mitarbeitende keine Kündigungsschutzklage zu befürchten ist, sind einige Aspekte dennoch relevant:
Einhaltung der Kündigungsfrist gemäß Arbeitsvertrag (§ 622 BGB). Zu beachten ist, dass in vielen Arbeitsverhältnissen auch tarifverträgen besondere Kündigungsfristen oder abweichende Regelungen gelten können, die über die gesetzlichen Vorgaben hinausgehen.
Dokumentation und Empfangsbestätigung der Kündigung. Das kündigungsschreibens muss schriftlich erfolgen, eigenhändig unterschrieben sein und dem*der Arbeitgeber*in rechtzeitig zugehen, um die Wirksamkeit der Kündigung des Arbeitsverhältnisses sicherzustellen.
Regelung offener Urlaubs- und Zeitkonten
Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses
Planung des Wissenstransfers und einer geordneten Übergabe
Nach der organisatorischen Abwicklung ist der Ablauf der Kündigungsfrist entscheidend: Die Kündigung wird erst mit Ablauf der vereinbarten oder gesetzlichen Frist wirksam. Die Einhaltung dieser Fristen ist Voraussetzung für die Wirksamkeit der Kündigung des Arbeitsverhältnisses. Bei Streitigkeiten kann das Arbeitsgericht angerufen werden.
Die gesetzlichen Kündigungsfristen variieren je nach Dauer des Arbeitsverhältnisses: Nach sechs Monaten Betriebszugehörigkeit greift der allgemeine Kündigungsschutz, bei längerer Zugehörigkeit können Fristen von bis zu drei Monaten zum Monatsende oder mehr gelten. In der Probezeit beträgt die Frist meist zwei Wochen. Die Bedeutung des Monats zum Ende ist für die Berechnung der Kündigungsfrist entscheidend. Für bestimmte Kündigungsarten ist das Vorliegen eines wichtigen Grundes zwingend erforderlich.
Die Frist für die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses sollte idealerweise innerhalb der letzten Arbeitswoche erfolgen. Das Zeugnis muss wohlwollend und zugleich wahrheitsgemäß formuliert sein – Formulierungen mit doppeltem Boden gilt es zu vermeiden.
Beim Wissenstransfer ist entscheidend, dass zentrale Informationen, Zuständigkeiten und Arbeitsabläufe dokumentiert und an Kolleg*innen übergeben werden. Dies kann durch Checklisten, Übergabegespräche oder gemeinsame Meetings erfolgen.
Der Versuch, Mitarbeitende in letzter Minute noch zu halten, sollte nur dann unternommen werden, wenn es eine realistische Grundlage und beiderseitige Bereitschaft gibt. Ein überhastetes Gegenangebot kann als unprofessionell wahrgenommen werden und ist langfristig oft nicht nachhaltig.
Fluktuation strategisch analysieren heißt, Kündigungen regelmäßig auszuwerten – anonymisiert und systematisch. Trends und Muster in den Beweggründen helfen, gezielt auf Schwachstellen zu reagieren und die Arbeitgeber*innenattraktivität zu erhöhen.
Kündigungsfristen und -formen: Was ist zu beachten?
Bei jeder Kündigung müssen bestimmte Fristen und formale Vorgaben eingehalten werden, damit die Beendigung des Arbeitsverhältnisses wirksam ist. Die gesetzliche Kündigungsfrist richtet sich nach der Dauer der Betriebszugehörigkeit und ist in § 622 BGB geregelt. Sie beträgt für Arbeitnehmer*innen in der Regel vier Wochen zum Fünfzehnten oder zum Ende eines Kalendermonats.
Neben den gesetzlichen Fristen können auch tarifvertragliche oder arbeitsvertragliche Regelungen gelten, die von den gesetzlichen Vorgaben abweichen. Es ist daher wichtig, sowohl den Arbeitsvertrag als auch eventuell anwendbare Tarifverträge sorgfältig zu prüfen.
Die Kündigung muss immer schriftlich erfolgen – eine E-Mail oder mündliche Erklärung reicht nicht aus.
Werden diese Fristen und Formen nicht eingehalten, kann die Kündigung rechtlich angreifbar sein. Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmer*innen sollten daher stets auf die Einhaltung aller Vorgaben achten, um unnötige Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden.
Alternativen zur Kündigung: Lösungen vor dem letzten Schritt
Nicht immer muss eine Kündigung das letzte Mittel sein. Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmer*innen haben verschiedene Möglichkeiten, das Arbeitsverhältnis zu erhalten oder eine einvernehmliche Lösung zu finden, bevor es zur Beendigung kommt.
Eine Option ist die Anpassung des Arbeitsvertrags – etwa durch Änderung der Arbeitszeit, des Aufgabenbereichs oder des Arbeitsortes. Auch eine Versetzung an einen anderen Arbeitsplatz innerhalb des Unternehmens kann helfen, Konflikte zu lösen oder neue Perspektiven zu schaffen. In manchen Fällen kann eine Teilzeitbeschäftigung oder eine befristete Änderung der Arbeitsbedingungen eine Alternative zur Kündigung darstellen.
Ein offener Dialog zwischen Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmer*innen ist dabei entscheidend. Oft lassen sich Missverständnisse oder Unzufriedenheit im Gespräch klären und gemeinsam Lösungen entwickeln, die für beide Seiten tragbar sind. Sollte dennoch keine Einigung möglich sein, kann ein Aufhebungsvertrag eine faire und einvernehmliche Beendigung des Arbeitsverhältnisses ermöglichen.
Indem beide Parteien Alternativen zur Kündigung prüfen, können sie nicht nur das Arbeitsverhältnis retten, sondern auch das Betriebsklima und die Motivation im Team stärken.
Aufhebungsvertrag: Die einvernehmliche Trennung
Der Aufhebungsvertrag ist eine Möglichkeit, das Arbeitsverhältnis im gegenseitigen Einvernehmen zu beenden – ohne den Weg einer einseitigen Kündigung. Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmer*innen können dabei gemeinsam die Bedingungen der Beendigung festlegen und individuelle Regelungen treffen, die über die gesetzlichen Vorgaben hinausgehen.
Typische Inhalte eines Aufhebungsvertrags sind das Beendigungsdatum des Arbeitsverhältnisses, mögliche Abfindungen, Regelungen zur Freistellung, Resturlaubsansprüche und die Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses. Auch Vereinbarungen zur Rückgabe von Firmeneigentum oder zur Verschwiegenheit können aufgenommen werden.
Wichtig ist, dass der Aufhebungsvertrag immer schriftlich abgeschlossen wird und beide Parteien ausreichend Zeit haben, die Bedingungen zu prüfen – idealerweise mit juristischer Beratung. Ein Aufhebungsvertrag bietet Flexibilität und Rechtssicherheit und kann helfen, das Arbeitsverhältnis fair und ohne Konflikte zu beenden.
Neubesetzung: Perspektiven erkennen statt Stellen kopieren
Nach einer Kündigung stellt sich Arbeitgeber*innen unweigerlich die Frage nach der Nachbesetzung. Dabei sollte nicht automatisch das bisherige Profil eins zu eins übernommen werden. Vielmehr bietet sich die Gelegenheit, den Personalbedarf neu zu analysieren und an zukünftige Anforderungen anzupassen. Eine sorgfältige Einstellung neuer Mitarbeitender ist dabei entscheidend, da diese Personalentscheidung maßgeblichen Einfluss auf die weitere Entwicklung des Teams und des Unternehmens hat.
Welche Kompetenzen fehlen jetzt im Team?
Welche Aufgaben könnten umverteilt werden?
Gibt es interne Talente, die gefördert werden können?
Ein vorausschauender Rekrutierungsprozess ist nicht nur eine Reaktion auf eine Kündigung, sondern ein strategischer Schritt in der Personalentwicklung.
10 häufige Fragen von Arbeitgeber*innen bei Kündigung durch Mitarbeitende:
Welche rechtlichen Pflichten entstehen durch eine Eigenkündigung? Keine Kündigungsschutzklage möglich, aber Fristen, Dokumentationspflichten und Zeugnisregelung sind einzuhalten; zudem müssen die gesetzlichen Vorgaben zur Beendigung von Arbeitsverhältnissen beachtet werden.
Wie kann ich professionell auf eine Kündigung reagieren? Gespräch suchen, Verständnis zeigen, ruhig bleiben, Informationen einholen und klar kommunizieren.
Welche Fragen darf ich im Kündigungsgespräch stellen? Fragen zur Motivation, zu Verbesserungsvorschlägen, zu Auslösern, aber ohne Druck oder Wertung.
Sollte ich ein Exit-Interview führen – und wie? Ja, freiwillig und strukturiert. Fragenkatalog vorbereiten, Gespräch dokumentieren, Ergebnisse auswerten.
Wie gehe ich mit spontanen Kündigungen um? Schriftform einfordern, sachlich bleiben, gegebenenfalls Gespräch zu späterem Zeitpunkt führen.
Wann informiere ich das Team und wie? Möglichst zeitnah nach dem Gespräch, durch direkte Führungskraft, offen und respektvoll.
Welche Fristen gelten für die Arbeitszeugniserstellung? Spätestens zum letzten Arbeitstag, idealerweise in den letzten Tagen vor Austritt.
Was ist beim Wissenstransfer zu beachten? Zuständigkeiten klären, Übergabedokumente erstellen, Übergabegespräche führen, Kolleg*innen einbinden; eine vollständige Übergabe des Wissens und der Aufgaben des*der ausscheidenden Arbeitnehmer*in ist essenziell.
Kann ich den*die Mitarbeitende noch halten – und lohnt sich das? Nur bei beidseitiger Offenheit und realistischer Perspektive. Kein vorschnelles Gegenangebot machen.
Wie kann ich Fluktuation strategisch analysieren? Regelmäßige Auswertung von Kündigungsgründen, Exit-Interviews, Feedbacksysteme und HR-Analytics nutzen.
Fazit: Kündigungen als Lernmoment und Zukunftschance für Unternehmen
Kündigen Arbeitnehmer*innen, ist das kein Scheitern des Unternehmens – sondern eine Einladung zur Selbstreflexion und Weiterentwicklung. Wer die Gründe ernst nimmt, professionell kommuniziert und strukturiert handelt, stärkt nicht nur die eigene Arbeitgeber*innenmarke, sondern auch die Bindung der verbleibenden Mitarbeitenden. Ein strukturierter Umgang mit Kündigungen trägt zudem langfristig zum Erfolg des Unternehmens bei.
Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:
Kündigungen durch Mitarbeitende bieten wertvolle Lernchancen
Arbeitgeber*innen sollten aktiv zuhören und gezielte Fragen stellen
Die Kommunikation im Team sollte respektvoll und klar erfolgen
Rechtliche und organisatorische Aspekte müssen sorgfältig bearbeitet werden
Der Blick nach vorne hilft, das Personalmanagement strategisch weiterzuentwickeln
