Was ist die Pendlerpauschale?
Die Pendlerpauschale, auch als Entfernungspauschale bezeichnet, ist ein zentraler Begriff im Einkommenssteuerrecht und beschreibt eine steuerliche Pauschale, die für den einfachen Weg zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte gilt. Sie richtet sich an alle Arbeitnehmer*innen, die regelmäßig zur Arbeit pendeln, unabhängig davon, ob sie mit dem Auto, Bus, Fahrrad oder durch die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel unterwegs sind.
Die maximale steuerlich absetzbare Entfernungspauschale beträgt 4.500 Euro pro Jahr, wobei unter bestimmten Voraussetzungen auch höhere Aufwendungen anerkannt werden können.
Die Kilometerpauschale unterscheidet sich von der Entfernungspauschale, da sie nur noch für Reisekosten bei Dienstreisen gilt, während die Entfernungspauschale verkehrsmittelunabhängig ist. Für die Berechnung ist die Wegstrecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte maßgeblich, wobei grundsätzlich die kürzeste Straßenverbindung als Entfernungskilometer angesetzt wird. Auch bei mehreren Wohnungen ist zu prüfen, welche als Lebensmittelpunkt gilt, da dies die absetzbaren Ausgaben beeinflusst.
Die Pauschale wird im Rahmen der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten in der Anlage N geltend gemacht und umfasst verschiedene Ausgaben und Aufwendungen, wie z.B. Unfallkosten oder Kosten für öffentliche Verkehrsmittel.
Rechtlicher Hintergrund und Voraussetzungen
Die gesetzliche Grundlage für die Entfernungspauschale findet sich in §9 Abs. 1 Nr. 4 EStG (Einkommensteuergesetz). Sie ist Teil der Werbungskosten, die Berufstätige bei ihrer Steuererklärung geltend machen können. Voraussetzung ist, dass die Fahrt zur sogenannten ersten Tätigkeitsstätte erfolgt. Diese ist klar definiert: Es handelt sich um den vom Arbeitgeber*von der Arbeitgeberin dauerhaft zugewiesenen Arbeitsplatz, den der*die Beschäftigte regelmäßig aufsucht. Die Finanzämter prüfen im Rahmen der Steuererklärung die Angaben zur Pendlerpauschale und berücksichtigen dabei die gesetzlichen Vorgaben. Fahrten zu wechselnden Einsatzstellen, beispielsweise bei Monteuren oder Außendienstmitarbeitenden, gelten hingegen als Auswärtstätigkeit und können als Reisekosten angesetzt werden – meist mit höheren steuerlichen Vorteilen.
Berechnung der Pendlerpauschale
Die Berechnung der Pendlerpauschale ist für viele Arbeitnehmer*innen ein wichtiger Schritt, um die eigenen Fahrtkosten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte optimal in der Steuererklärung geltend zu machen. Grundlage ist die Entfernung in Kilometern zwischen Wohnung und Arbeitsplatz – maßgeblich ist dabei die einfache Strecke, also der direkte Weg zur ersten Tätigkeitsstätte. Für die ersten 20 Kilometer werden 0,30 Euro pro Kilometer angesetzt, ab dem 21. Kilometer erhöht sich die Pauschale auf 0,38 Euro pro Kilometer.
Die Anzahl der Arbeitstage spielt ebenfalls eine zentrale Rolle: In der Regel werden maximal 220 Arbeitstage pro Jahr berücksichtigt, es sei denn, es können mehr Fahrten nachgewiesen werden, etwa bei mehreren Fahrten pro Tag. Die Berechnung der Pendlerpauschale erfolgt nach folgendem Schema:
Entfernung in Kilometern × Anzahl der Arbeitstage × Pauschalbetrag pro Kilometer
Ein Beispiel: Wer an 210 Arbeitstagen im Jahr eine Strecke von 25 Kilometern zur ersten Tätigkeitsstätte zurücklegt, rechnet für die ersten 20 Kilometer mit 0,30 Euro (20 km × 0,30 € = 6 € pro Tag) und für die restlichen 5 Kilometer mit 0,38 Euro (5 km × 0,38 € = 1,90 € pro Tag). Pro Arbeitstag ergibt das 7,90 Euro, im Jahr also 1.659 Euro, die als Werbungskosten angesetzt werden können.
Wichtig ist, dass die Entfernungspauschale unabhängig vom gewählten Verkehrsmittel gilt – ob Auto, Fahrrad, Motorrad oder öffentliche Verkehrsmittel. Entscheidend ist immer die kürzeste Straßenverbindung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Wer seine Arbeitswege und die Anzahl der Arbeitstage sorgfältig dokumentiert, kann die Berechnung der Pendlerpauschale optimal für die eigene Steuererklärung nutzen.
Was müssen Unternehmen beachten?
Unternehmen sollten klar definieren, welche Einsatzorte als erste Tätigkeitsstätte gelten. Dies beeinflusst die steuerliche Bewertung von Fahrtkosten, Sachleistungen wie Jobtickets oder Zuschüsse. Bei der Lohnabrechnung ist zu beachten, dass verschiedene Ausgaben für Mobilitätsleistungen – wie tatsächliche Fahrtkosten, Pauschalen oder Kosten für öffentliche Verkehrsmittel – steuerlich unterschiedlich behandelt werden können. Wird ein Fahrtkostenzuschuss gewährt, kann dieser steuerfrei oder pauschalversteuert ausgezahlt werden – abhängig von der Ausgestaltung. Die steuerfreie Variante setzt voraus, dass der Zuschuss die tatsächlichen Fahrtkosten nicht übersteigt und für öffentliche Verkehrsmittel verwendet wird. Pauschalversteuerung (15 %) ist möglich bei Barzuschüssen für die Nutzung des privaten PKW. Wichtig ist die ordnungsgemäße Dokumentation im Lohnkonto. Auch bei der Bereitstellung eines Dienstwagens oder bei Nutzungspauschalen für Poolfahrzeuge ist die Abgrenzung zur Pendlerpauschale relevant. Bei Unsicherheiten empfiehlt es sich, Hilfe durch einen Steuerberater in Anspruch zu nehmen, um Fehler bei der steuerlichen Behandlung zu vermeiden.
Darüber hinaus können Unternehmen bei der Personalgewinnung punkten, wenn sie Mobilitätsleistungen anbieten, etwa durch Jobtickets, Zuschüsse oder Mitfahrinitiativen. Gerade in ländlichen Regionen mit geringer ÖPNV-Anbindung wird die Entfernung zur Arbeit als Belastung empfunden – hier helfen attraktive Mobilitätsangebote, um Fachkräfte zu binden.
Beantragung der Pendlerpauschale
Die Beantragung der Entfernungspauschale erfolgt im Rahmen der jährlichen Steuererklärung und ist für Arbeitnehmer*innen ein wichtiger Schritt, um die eigenen Fahrtkosten steuerlich geltend zu machen. Hierzu wird in der Anlage N der Steuererklärung der Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte eingetragen. Entscheidend ist, die kürzeste Straßenverbindung zu ermitteln, da das Finanzamt in der Regel diese Strecke für die Berechnung der Pauschale zugrunde legt.
Arbeitnehmer*innen sollten die Anzahl der tatsächlichen Arbeitstage genau dokumentieren, da nur diese für die Entfernungspauschale berücksichtigt werden. Wer mit dem Fahrrad, Motorrad oder öffentlichen Verkehrsmitteln zur Arbeit fährt, kann die Pauschale ebenfalls nutzen – die Berechnung bleibt identisch. Bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel besteht zudem die Möglichkeit, die tatsächlichen Kosten anzusetzen, falls diese höher sind als die Entfernungspauschale.
Um die Angaben gegenüber dem Finanzamt belegen zu können, empfiehlt es sich, ein Fahrtenbuch zu führen oder zumindest eine Übersicht über die Arbeitstage und die zurückgelegte Strecke zu erstellen. So können Arbeitnehmer*innen im Zweifelsfall nachweisen, wie viele Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte tatsächlich angefallen sind. Die Entfernungspauschale wird als Werbungskosten in der Steuererklärung eingetragen und kann so die Steuerlast spürbar senken. Wer die wichtigsten Punkte beachtet und die Angaben sorgfältig dokumentiert, profitiert optimal von der steuerlichen Entlastung durch die Entfernungspauschale.
Was bedeutet die Pauschale für Arbeitnehmer*innen konkret?
Arbeitnehmer*innen können die Entfernungspauschale in ihrer Steuererklärung geltend machen – unabhängig vom genutzten Verkehrsmittel. Voraussetzung ist lediglich, dass sie tatsächlich am Arbeitsplatz erschienen sind. Gerade bei langen Arbeitswegen profitieren Arbeitnehmer*innen und Pendler*innen besonders von den steuerlichen Vorteilen der Pendlerpauschale.
Die Höhe der maximal absetzbaren Pendlerpauschale ist grundsätzlich auf 4.500 Euro pro Jahr begrenzt, wobei unter bestimmten Voraussetzungen – etwa bei Nutzung des eigenen Fahrzeugs oder bei Familienheimfahrten – auch höhere Beträge anerkannt werden können. Die Entfernungskilometer, also die einfache Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, sind dabei maßgeblich für die Berechnung der Pauschale. Ein Rechner kann helfen, die individuelle Pendlerpauschale schnell und unkompliziert zu ermitteln. Bei Teilzeit oder wechselnden Arbeitsmodellen ist eine exakte Aufzeichnung sinnvoll.
Sonderregelungen und aktuelle Entwicklungen
Seit 2021 wurde im Rahmen des Klimapakets eine gestaffelte Erhöhung beschlossen: ab dem 21. Kilometer steigt die Pendlerpauschale ab 2024 auf 38 Cent pro Kilometer. Ziel war es, Berufspendler*innen mit längeren Anfahrtswegen zu entlasten, insbesondere in ländlichen Gebieten. Die Pendlerpauschale ab dem 21. Kilometer bringt somit einen höheren steuerlichen Vorteil für Fernpendler. Bei der Berechnung der Pauschale spielen die Entfernungen zwischen Wohnung und Arbeitsstätte eine zentrale Rolle, da sie die Höhe der absetzbaren Ausgaben bestimmen. Auch unterschiedliche Strecken, wie etwa Flugstrecken oder Sammelbeförderungen, werden steuerlich unterschiedlich behandelt. Neben der Entfernungspauschale gibt es weitere Pauschalen, wie die Mobilitätsprämie, die zusätzliche steuerliche Vorteile bieten. Dies ist eine Reaktion auf steigende Mobilitätskosten und die notwendige Vereinbarkeit von Klimaschutz und sozialer Gerechtigkeit.
Zusätzlich wurde eine Mobilitätsprämie eingeführt: Arbeitnehmer*innen mit geringem Einkommen, die unter dem steuerlichen Grundfreibetrag liegen, können unter bestimmten Voraussetzungen dennoch von der Entfernungspauschale profitieren. Die Mobilitätsprämie ersetzt die steuerliche Absetzbarkeit durch eine direkte Zahlung und beträgt 14 % der übersteigenden Werbungskosten.
10 häufige Fragen zur Pendlerpauschale
Gilt die Pendlerpauschale auch für Fahrten mit dem Fahrrad oder zu Fuß? – Ja, sie ist verkehrsmittelunabhängig. Auch die Nutzung von Bus wird ausdrücklich eingeschlossen.
Wie viele Arbeitstage darf ich ansetzen? – Nur die tatsächlichen Tage mit Anwesenheit an der ersten Tätigkeitsstätte. Jeder Fall wird individuell geprüft.
Gilt die Pauschale auch für Azubis und Teilzeitkräfte? – Ja, sofern eine erste Tätigkeitsstätte besteht. Anspruchsberechtigt sind insbesondere Arbeitnehmende, die regelmäßig zur Arbeit pendeln.
Kann ich die Pauschale auch für Fahrgemeinschaften nutzen? – Ja, aber nur für den eigenen Arbeitsweg, nicht für mitgenommene Personen.
Wie rechne ich bei mehreren Tätigkeitsstätten? – Nur die fest zugewiesene zählt als erste Tätigkeitsstätte.
Was passiert bei wechselndem Arbeitsort (z. B. Außendienst)? – Hier gelten Reisekostenregelungen, nicht die Pendlerpauschale.
Wie trage ich die Pauschale in der Steuererklärung ein? – In Anlage N unter Werbungskosten.
Was ist, wenn ich mit öffentlichen Verkehrsmitteln fahre? – Dann gilt die Entfernungspauschale, unabhängig vom Ticketpreis. Die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel wird dabei steuerlich berücksichtigt.
Kann ich Homeoffice-Tage anrechnen? – Nein, für diese Tage entfällt die Pendlerpauschale.
Welche Belege benötige ich? – In der Regel genügt eine glaubhafte Angabe, bei Rückfragen können Arbeitgeberbescheinigungen hilfreich sein.
Fazit: Transparenz und Klarheit schaffen Vorteile für alle Seiten
Die Pendlerpauschale ist für Unternehmen ein wichtiger Bestandteil in der Beratung und Gestaltung von Arbeitsverhältnissen. Eine transparente Kommunikation, klare Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte und Kenntnis der steuerlichen Rahmenbedingungen schaffen Sicherheit für Arbeitgeber*innen wie Arbeitnehmer*innen. Für Beschäftigte bedeutet die Pauschale eine spürbare steuerliche Entlastung – vorausgesetzt, sie wird korrekt erfasst und geltend gemacht. Unternehmen können durch gezielte Mobilitätsangebote nicht nur ihre Attraktivität steigern, sondern auch steuerliche Vorteile nutzen. Gerade in Zeiten von New Work, Mobilitätswandel und Homeoffice-Regelungen lohnt sich ein genauer Blick auf die Pendlerpauschale – denn sie ist mehr als nur ein Steuersparmodell: Sie ist ein Spiegelbild moderner Arbeitsrealität.
