Die 5 häufigsten Fehler bei der Personalplanung für den Sommer

1. Zu spät mit der Urlaubsplanung beginnen

Einer der Klassiker: Der Sommer kommt „plötzlich“. Urlaubsanträge häufen sich, wichtige Schlüsselpersonen fallen gleichzeitig aus und Vertretungen fehlen.

So machst du es besser:

• Nutze Tools oder einfache Kalenderübersichten, um Überschneidungen zu erkennen

• definiere frühzeitig fixe Vertretungsregeln

• hole dein Team mit ins Boot – transparente Kommunikation zahlt sich aus

Tipp: Je früher desto besser: Informiere dein Team, dass der Urlaubszeitraum mit einer gewissen Vorlaufzeit eingetragen werden sollte.

2. Flexibles Zusatzpersonal wie z.B. Studierende nicht einplanen

Viele Firmen warten zu lange, um studentisches Personal zu finden. Doch: Die besten Talente sind schnell verplant – besonders im Sommer.

So sicherst du dir rechtzeitig Unterstützung:

• Kontaktiere passende Vermittlungspartner 

• Je klarer das Anforderungsprofil, desto schneller geht die Besetzung

• Nutze die Chance: Studierende haben Semesterferien (ab Mitte Juli bis Anfang Oktober) und können in dieser Zeit Vollzeit arbeiten

*Fachkraft 2030 Studie, 2023

Tipp: Plane jetzt – dann bekommst du die besten Kräfte.

3. Alles selbst machen wollen

„Das schaffen wir schon mit dem Stammteam“ – ein Satz, den wir oft hören. Doch Überstunden, spontane Krankheitsfälle oder zusätzliche Aufgaben bringen selbst eingespielte Teams an ihre Grenzen.

Dabei gibt es smarte Alternativen:

• Mache einen realistischen Kapazitätscheck: Wer ist wann da und wie viel Arbeitsvolumen fällt an?

• Temporäre Verstärkung unkompliziert extern koordinieren lassen und dadurch den Zeitaufwand deutlich reduzieren

• Personalplanung strategisch und nicht reaktiv steuern

• Kalkuliere mit Puffern

So gewinnst du Spielraum für das, was wirklich zählt: dein Kerngeschäft. Denke daran: Überlastung führt zu Frust, Fehlern und im schlimmsten Fall zu Ausfällen.

4. Keine Übergaben organisieren

Urlaub heißt: Wissen geht (kurzzeitig) verloren. Wenn keine geordnete Übergabe erfolgt, bleiben Aufgaben liegen oder gehen schief.

Deshalb wichtig:

• Klare Übergaben vor jedem Urlaub definieren

• Dokumentation nicht vergessen: Checklisten, Login-Daten, laufende Projekte

• Eine feste Ansprechperson für Rückfragen benennen

Gerade bei temporärer Unterstützung zahlt sich ein strukturierter Wissenstransfer besonders aus.

5. Kommunikation vernachlässigen

Viele Probleme entstehen nicht durch den Personalmangel selbst, sondern durch fehlende Absprachen. Wer macht was? Wer ist da? Wer übernimmt?

Das vermeidest du so:

• Halte regelmäßige Team-Check-ins ab (z. B. alle zwei Wochen)

• Teile Einsatzpläne frühzeitig und aktualisiere sie bei Änderungen

• Kommuniziere Vertretungen schriftlich, damit nichts untergeht

Auch für externe Unterstützung gilt: Je klarer das Briefing, desto besser der Einsatz.

Fazit: Mit smarter Planung in den Sommer starten

Die Sommerzeit bringt Schwung – und mit der richtigen Personalstrategie wird sie zu einer echten Chance. Wer früh plant, flexibel denkt und klug delegiert, meistert auch arbeitsintensive Monate mit Leichtigkeit.

Deine Checkliste:

✅ Erstelle frühzeitig eine Urlaubsübersicht

✅ Beschäftige Studierende während der Semesterferien in Vollzeit

✅ Schätze eigene Kapazitäten realistisch ein

✅ Achte darauf, dass Urlaubsübergaben vorbereitet werden

✅ Organisiere regelmäßige Absprachen mit dem Team

Genieße einen produktiven, entspannten Sommer. 🌞