Administrative Assistenz (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit (mind. 30 Stunden)

Für unser Partnerunternehmen suchen wir projektbasiert eine Administrative Assistenz (m/w/d) am Standort Bielefeld zwischen 30 und 39 Stunden pro Woche. Unser Partnerunternehmen ist einer der führenden und vielseitigsten Projektträger Deutschlands und setzt Forschungs- und Innovationsförderprogramme in den Bereichen Energie, Information und Bioökonomie um.

• Selbstständige Erledigung aller anfallenden Sekretariatsaufgaben und allgemeiner administrativer Aufgaben für die Leitung des Institutsbereichs
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen (inkl. Terminabstimmung, Programmerstellung, Klärung der Raumbelegung, Einladung, Protokoll, Reservierung von Fahrmöglichkeiten und Unterbringung externer Teilnehmer)
• Administrative Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen der Institutsleitung
• Bearbeitung der eingehenden Post, unterschriftsreife Vorbereitung von interner und externer Korrespondenz, auch in englischer Sprache

• Eine mit sehr guten Ergebnissen abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein überdurchschnittliches mündliches und schriftliches Kommunikationsvermögen in englischer Sprache
• Erfahrung in der Assistenz von Führungskräften/Leitungspositionen
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit; sicheres und freundliches Auftreten sowie zuvorkommender Umgang mit Gästen
• Sehr gutes Organisationsvermögen und eine strukturierte systematische Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS-Office Anwendungen; Kenntnisse in Webseitenpflege sind von Vorteil
• Zuverlässigkeit, Vertrauenswürdigkeit und hohe Lernbereitschaft
• Hohes Maß an Selbstständigkeit, Eigeninitiative, Sorgfalt und Problemlösungskompetenz
• Ein gutes Verständnis der Abläufe in öffentlichen (Forschungs-) Einrichtungen oder im Hochschul- bzw. Universitätsumfeld sind wünschenswert

• Eine Anstellung bei einem der führenden und vielseitigsten Projektträger Deutschlands
• 1x die Woche Home Office
• Ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld mit vielfältigen Aufgaben
• Eine fundierte Einarbeitung in die internen Prozesse und Systeme

Unser Versprechen an dich:

• Eine Rückmeldung innerhalb von 48 Stunden
• Transparenz bei jedem Schritt im Bewerbungsprozess und schnelles, gesichertes Feedback
• Wir beraten dich gerne - Sollte die Stelle doch nicht perfekt zu dir passen, ermutigen wir dich, dich trotzdem zu bewerben, denn manchmal können wir dir die Zweifel nehmen oder dir eine passendere Möglichkeit anbieten