Administrative Assistenz (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit (mind. 30 Stunden)

in Bielefeld

Für unser Partnerunternehmen suchen wir projektbasiert eine Administrative Assistenz (m/w/d) am Standort Bielefeld zwischen 30 und 39 Stunden pro Woche. Unser Partnerunternehmen ist einer der führenden und vielseitigsten Projektträger Deutschlands und setzt Forschungs- und Innovationsförderprogramme in den Bereichen Energie, Information und Bioökonomie um.



Deine Aufgaben

  • Selbstständige Erledigung aller anfallenden Sekretariatsaufgaben und allgemeiner administrativer Aufgaben für die Leitung des Institutsbereichs
  • Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen (inkl. Terminabstimmung, Programmerstellung, Klärung der Raumbelegung, Einladung, Protokoll, Reservierung von Fahrmöglichkeiten und Unterbringung externer Teilnehmer)
  • Administrative Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen der Institutsleitung
  • Bearbeitung der eingehenden Post, unterschriftsreife Vorbereitung von interner und externer Korrespondenz, auch in englischer Sprache

Dein Profil

  • Eine mit sehr guten Ergebnissen abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung
  • Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein überdurchschnittliches mündliches und schriftliches Kommunikationsvermögen in englischer Sprache
  • Erfahrung in der Assistenz von Führungskräften/Leitungspositionen
  • Sehr gute Kommunikationsfähigkeit; sicheres und freundliches Auftreten sowie zuvorkommender Umgang mit Gästen
  • Sehr gutes Organisationsvermögen und eine strukturierte systematische Arbeitsweise
  • Sicherer Umgang mit MS-Office Anwendungen; Kenntnisse in Webseitenpflege sind von Vorteil
  • Zuverlässigkeit, Vertrauenswürdigkeit und hohe Lernbereitschaft
  • Hohes Maß an Selbstständigkeit, Eigeninitiative, Sorgfalt und Problemlösungskompetenz
  • Ein gutes Verständnis der Abläufe in öffentlichen (Forschungs-) Einrichtungen oder im Hochschul- bzw. Universitätsumfeld sind wünschenswert

Was du erwarten darfst

  • Eine Anstellung bei einem der führenden und vielseitigsten Projektträger Deutschlands
  • 1x die Woche Home Office
  • Ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld mit vielfältigen Aufgaben
  • Eine fundierte Einarbeitung in die internen Prozesse und Systeme


Unser Versprechen an dich:

  • Eine Rückmeldung innerhalb von 48 Stunden
  • Transparenz bei jedem Schritt im Bewerbungsprozess und schnelles, gesichertes Feedback
  • Wir beraten dich gerne - Sollte die Stelle doch nicht perfekt zu dir passen, ermutigen wir dich, dich trotzdem zu bewerben, denn manchmal können wir dir die Zweifel nehmen oder dir eine passendere Möglichkeit anbieten


Wir freuen uns, wenn du Interesse an der Position hast und du uns deine Bewerbungsunterlagen zusendest.

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Für Fragen stehe ich dir gerne zur Verfügung:

Madeleine Wedell

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