Meetings sind ein zweischneidiges Schwert. Sie können die beste Methode sein, einen Arbeitsprozess zu vereinfachen oder zu beschleunigen. Sie können aber auch ohne Ergebnis bleiben, sich in die Länge ziehen und Zeit stehlen. Es kommt dabei immer auf die Intention und die Umsetzung an. Um Meetings effizient abzuhalten sind einige Punkte in Sachen Führung, Struktur und Taktik zu beachten.
Die erste Frage, die man sich stellen sollte, bevor ein Meeting anberaumt wird ist: Macht es Sinn? Diese Frage klingt flapsig, ist aber berechtigt. Meetings sind nur dann sinnvoll, wenn Gespräche von Nöten sind. Wenn über Sachverhalte diskutiert, Fragen geklärt oder eine schnelle Einigung erzielt werden muss zum Beispiel. Wird einem bewusst, dass die geplanten Meeting-Themen auch per Mail und ohne größeren Aufwand abgearbeitet werden können, sollte man auf zusätzliche Meetings verzichten.
Sind Meetings mit externen Teilnehmern geplant, zum Beispiel Kunden oder Kooperationspartnern, empfiehlt es sich, Informationen über die Personen zu recherchieren. Es ist wichtig zu wissen, wer einem gegenüber sitzt. Auch mit der Technik des Raumes sollte man sich vorher vertraut machen, damit es bei Präsentationen keine bösen Überraschungen gibt. Wer kurz davor steht, eine Präsentation zu halten oder ein Meeting zu leiten, dem sei Musik ans Ohr gelegt. Bestimmte Songs motivieren und entspannen. Wer locker in ein Meeting geht, strahlt automatisch mehr Souveränität aus.
Ein weiteres Plus ist natürlich immer eine ausgearbeitete, gut vorbereitete Agenda, die im besten Fall schon vorher an alle Teilnehmer geschickt wurde. Es lohnt sich bei der Vorbereitung eines Meetings wirklich nur diejenigen einzuladen, die etwas zum Thema beitragen können. Wer über bestimmte Kenntnisse verfügt, als sehr kreativ gilt oder für seine Lösungsansätze bekannt ist, der könnte beispielsweise neben Verantwortlichen in Frage kommen. Aus Gründen des Zeitmanagements macht es Sinn, immer etwas Puffer und kleinere Pause einzuplanen, natürlich abhängig von der geplanten Gesamtlänge des Meetings.
Ab in den Meeting-Modus
Besonders wichtig bei vielen Meetings ist der erste Eindruck, der vielleicht sogar schon bei der Begrüßung auf dem Flur entsteht. Hier ist es immer ratsam, schon ein paar Minuten vor Beginn in den „Meeting-Modus” zu verfallen. Die fokussierte, seriöse Körpersprache sollte nicht erst auf Knopfdruck an den Tag gelegt werden, sobald alle Teilnehmer sitzen. Das fällt auf und kann peinlich werden. Es macht Eindruck, wenn man von der ersten Sekunde an weiß, was zu tun ist. Dazu kann auch gehören den Ranghöchsten zuerst zu grüßen, bzw. bei gleichem Rang zuerst die Dame oder den Dienstältesten. Pünktlichkeit, ein kurzer, kräftiger Händedruck, freundlicher Blickkontakt - das alles kann Punkte einbringen. Wer selbst in der Führungs- oder Moderationsposition ist, sollte vorab um Pünktlichkeit bitten. Kommentiert man trotzdem auftretende Verspätungen, egal ob humorvoll oder sachlich, überlegen sich die Kollegen beim nächsten Mal doch etwas eher zu erscheinen. Garantiert.
Während des Meetings sollten neben dem Fokus auf die Inhalte auch die Verhaltensweisen im Auge behalten werden. Ist es zu laut? Reden einige Teilnehmer ununterbrochen, während andere nicht zu Wort kommen oder einfach ruhig bleiben? Hierfür sind Moderatoren gut, die man vorher bestimmt. Sie sorgen für die Balance. Wer immer nur gegen etwas ist, wird höflich nach Lösungsvorschlägen oder Beweggründen der Kritik gefragt. Erntet man selbst Kritik, sollte klar sein, dass man damit umzugehen hat und die Kritik annimmt. Jede Meinung ist wichtig, denn oben wurde es bereits erwähnt: Alle Teilnehmer sitzen in diesem Raum, weil sie eingeladen wurden und somit wichtig für das zu Besprechende sind.
Zum guten Ton gehört außerdem, dass Teilnehmer nicht unterbrochen werden. Auch und erst recht nicht vom Diskussionsleiter. Das schlägt schnell auf die Stimmung und kann ermüdend sein. Während eines Meetings sollte sich niemand auf sein Handy konzentrieren, das ist den Rednern gegenüber unhöflich, lenkt ab und symbolisiert Desinteresse. Ganz wichtig ist deshalb der Blickkontakt. Und Benehmen. In vielen Meetings, gerade in denen, die länger dauern, werden Häppchen und Getränke angeboten. Diese sind nicht für die Sättigung gedacht und für alle da. Wer sich hier also den Bauch vollschlägt, sammelt Minuspunkte bei anderen Teilnehmern.
Ein gelungenes Meeting wird dann abgerundet, wenn Protokolle geführt wurden und diese an alle Teilnehmer ausgehändigt werden. So gerät nichts in Vergessenheit und einige der Punkte können beim nächsten Meeting ggf. angesprochen werden. Noch dazu können so gleichzeitig verteilte Aufgaben und Zielsetzungen festgesetzt werden.
Fazit von Studitemps: Schlussendlich lässt sich sagen, dass ein gelungenes Meeting dann ein gelungenes Meeting ist, wenn es sinnvoll genutzt wurde und alle Beteiligten den Raum mit einem positiven Gefühl verlassen. Die wichtigsten Punkte, die man dabei beachten muss sind eine intensive Vorbereitung, ein respektvolles, fokussiertes Miteinander im Dialog und eine gewissenhafte Dokumentation.
