Trennungen sind meistens schmerzhaft und selten machen sie beide Seiten glücklich. Das ist in der Liebe so und auch in der Arbeitswelt. Ein Mitarbeitender zeigt nicht mehr vollen Einsatz und leistet weniger als noch Monate zuvor? Aus wirtschaftlichen Gründen hat das Unternehmen in solchen Fällen keine Wahl, die Trennung ist unvermeidlich. Weder der Abschied, noch die Verkündung sind dabei ein leichtes Spiel für beide Seiten. Wichtig ist, dass die Sache geordnet, fair und im professionellen Stil über die Bühne geht.
Ein fairer Abschied ist so wichtig wie ein herzliches Willkommen
Manager, die damit beauftragt werden die Nachricht einer Kündigung zu überbringen, haben es, gerade dann, wenn sie persönlich mitfühlen oder es bedauern, oft nicht einfach. Häufig trifft es Kolleg*innen, die seit vielen Jahren zum festen Kern gehörten, also zum Team. Oder aber es trifft engagierte über-den-Tellerrand-Denker*innen, die sich eigentlich immer mit der Firma identifiziert haben, aber keine Scheu davor hatten, zu kritisieren und Prozesse zu hinterfragen. Es ist nicht immer fair und oft lässt es sich einfach aus wirtschaftlichen Gründen oder internen Umstrukturierungen nicht vermeiden. Als die Person, die nun die Kündigung mitteilt, weiß man auch um die persönlichen Folgen des Betroffenen. Menschen, denen gekündigt wird, verfallen häufig in lethargische Selbstzweifel. Sie werden aus ihrem gewohnten Umfeld gerissen, schnell fühlen sich diese Menschen minderwertig und nutzlos.
Deshalb ist es wichtig, sie mit Mitgefühl und Verständnis aufzufangen. Um dieser Resignation vorzubeugen, sind Kompetenzen im Trennungsmanagement, schon während des Gesprächs, gefragt. Egal, was der Trennungsgrund ist, mit der betroffenen Person muss ehrlich umgegangen werden. Wie also teilt man Menschen mit, dass sie keine Zukunft mehr bei ihrem Arbeitgeber haben? Wie vermeidet man, dass der Abschied zur Farce wird?
Formalitäten müssen stimmen – Peinlichkeiten vermieden werden
Ein erster Schritt zum richtigen Trennungsmanagement sind die formellen Aspekte. Landen Kündigungsschreiben bei der falschen Adresse oder an Weihnachten oder Geburtstagen im Briefkasten, kann das katastrophale Nachspiele mit sich ziehen. Richtig peinlich wird es, wenn das Schreiben nicht fristgerecht erscheint und der oder die Mitarbeiter*in vertraglich noch länger ans Unternehmen gebunden ist, als geplant. Und – auch wenn das jedem klar sein sollte – eine Kündigung hat immer in schriftlicher Form zu erscheinen, nicht ausschließlich als E-Mail. Nicht aus „Schönheitsgründen“, sondern weil sie sonst schlichtweg weder gültig noch rechtskräftig ist.
Niemals vergessen werden sollte dabei die Unterschrift des Geschäftsführers oder der Geschäftsführerin – oder wenigstens eines Mitarbeitenden, der oder die dazu ermächtigt ist. Werden also die formalen Kriterien von Unternehmensseite aus nicht eingehalten, kann der oder die Arbeitnehmer*in die Kündigung anfechten. Im schlimmsten Fall endet so etwas vor Gericht, was wiederum unnötige Kosten und viel Zeitaufwand mit sich bringen kann.
Schlechte Nachrichten? Dann aber wenigstens mit Respekt!
Neben all den formellen Überlegungen ist selbstverständlich die Art und Weise das wichtigste Kriterium. Eine unangekündigte Entlassung wird den Mitarbeitenden mit hoher Wahrscheinlichkeit schocken und überraschen. Solche Verfahrensweisen haben einfach keinen Stil. Natürlich wird sich keine*r, dem oder der gerade gekündigt wird, herzlichst bedanken. Doch nach einem persönlichen Gespräch, in dem sich der oder die Vorgesetzte die Zeit genommen hat die Beweggründe zu erklären, wird dem Mitarbeitenden wenigstens der verdiente Respekt entgegengebracht.
Für so ein Gespräch muss der oder die Vorgesetzte gut vorbereitet sein. Dazu gehören auch die Wahl des Standortes, also ein Raum, der möglichst blickgeschützt und geschlossen ist und die nötige Privatsphäre garantiert. Genauso wichtig ist der Zeitpunkt – denn muss der Mitarbeitende nach dem Gespräch noch stundenlang unter Kolleg*innen sitzen und arbeiten, wird der Person kaum Zeit geboten sich zu sammeln. Es gebietet außerdem die Höflichkeit die Kündigung nicht kurz vor dem Wochenende oder dem Urlaub mitzuteilen.
Nicht unterschätzen: Wertschätzung hat Stil
Stellen Sie sich vor, Sie erfahren von Ihrer Kündigung über Kolleg*innentratsch oder eine emotionslose, knapp verfasste E-Mail. Wie würden Sie sich fühlen?
Wie vorhin bereits erwähnt, bringt eine Kündigung die betroffene Person meist in eine heikle private Lage. Gehalt bricht weg, das gewohnte Umfeld ist Vergangenheit. Wer Wert auf moralischen Stil legt, vermeidet also grundsätzlich, Mitteilungen wie diese kalt und herzlos zu vermitteln. Wenn der oder die Mitarbeiter*in spürt, dass er oder sie selbst bei einer Kündigung nicht ernst genommen wird, wird es der Person noch schwerer fallen in den letzten Tagen motiviert und produktiv zu arbeiten. Noch schlimmer könnte es kommen, wenn der Mitarbeitende im Gespräch merkt, dass die Argumente der vorgesetzten Person scheinheilig sind oder die Kritik am Trennungsgrund unbegründet bleibt. In solchen Fällen könnte es zum Streitgespräch kommen und damit anschließend gegebenenfalls zur „Rache“ in Form von negativen Äußerungen in Foren und Bewertungsportalen – im schlimmsten Fall zu Gerichtsverhandlungen. Wenn aber alles sachlich und nachvollziehbar erklärt wird, ist es ratsam, den Mitarbeitenden auch nach dem Gespräch zu stützen. Regeln Sie, wie er oder sie in den kommenden Tagen mit Kolleg*innen und Kund*innen kommuniziert, bieten Sie ihm oder ihr Unterstützung an bei Jobsuche und Umschulungen.
Stichwort: Buschfunk – Gerüchte können alles zerstören
Kündigungsgespräche sind streng vertraulich, keine Frage. Aber zeitnah sollten auch die Kolleg*innen informiert werden. Gerät das Thema ohne die eigene Initiative in die Belegschaft, wird diese misstrauisch. Einige würden schnell Angst um die eigene Stelle bekommen, andere halten vielleicht direkt und vorsichtshalber die Augen offen für alternative Arbeitgeber*innen. Geht ein*e Abteilungsleiter*in, muss das Team es wissen. Geht ein*e Kolleg*in, der oder die in Arbeitsprozesse mit einem verbunden war, muss auch hier Klarheit geschaffen werden. Am besten persönlich, in einem dafür geplanten Meeting.
Mitarbeitende beobachten stets den Umgang der Führungsetage mit ihren Kolleg*innen und gerade bei Kündigungen wird genauer hingeschaut. Wenn der oder die Vorgesetzte respektvoll und fair handelt, spricht sich das schnell rum und steigert gegebenenfalls die Loyalität der Restbelegschaft. So wird auch die Angst reduziert, der oder die Nächste zu sein.
Was also tun, im Fall der Fälle?
Wird einem Mitarbeitenden gekündigt, greift das in den meisten Fällen das Selbstbewusstsein an. Jede*r verdient es, Wertschätzung zu erfahren – auch oder gerade bei schlechten Nachrichten wie einer Kündigung.
Es gilt: Der oder die Betroffene erfährt es zuerst, in einem persönlichen Gespräch, am besten durch die vorgesetzte Person. Diese muss neben formellen Richtlinien vor allem schlüssig argumentieren und auf menschlicher Ebene fair und verständnisvoll bleiben. Gekränkte oder frustrierte Betroffene schießen fast immer zurück. Auf Blogs, in Foren oder Bewertungsportalen oder vor Gericht. Diese langfristigen Auswirkungen eines schlechten Trennungsmanagements sind nicht zu unterschätzen. Intern töten Emotionslosigkeit und Misstrauen die Loyalität. Auch den Vorgesetzten, denen die Trennung tatsächlich nahe geht, sei geraten: Menschen, denen gekündigt wird brauchen Mitgefühl. Vielleicht also lieber nicht den gefühlskalten Chef spielen, wenn Sie es nicht sein möchten.
